Wordで実験報告書を書くための最低限必要な技術

 ここでは、主に実験報告書をWordで作成する際に必要となる(ハズ)技術を紹介します。
もちろん、報告書作成以外にも使用する機会があるはずなので、損はないと思いますが。
なお以下の説明は、Microsoft Word 2003に沿っています。バージョンによっては相違点がある可能性があります。

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1. 見出し

 報告書のような文書形態の場合、項目立てて記述することが重要となります。

1. 目的
   ・・・云々・・・

2. 原理
2.1 xxx
   ・・・云々・・・

2.2 yyy
   ・・・云々・・・

3. 実験
3.1 実験器具
   ・・・

 このとき、項目番号をいちいち入力すると、

等の問題が発生します。見出し機能(+フィールド)によって、番号付けを自動化することができます。
また、見出しのスタイル(フォントの種類やサイズ)を階層レベルごと(上記例なら、1.、1.1、1.1.1 ・・・)に設定できます。

1.1 スタイル

 上記の見出しの階層ごとに、フォントサイズに差を持たせると見やすくなります。しかし、毎回文字列を選択し、
フォントの種類や文字列を変更するのは面倒です。一部だけ変更し間違うかもしれません。

 フォントの種類やサイズ、番号付けの種類を規定したものがスタイルです。
「見出し」というスタイルは、あらかじめ用意されたスタイルですが、独自のスタイルを規定することもできます。
スタイルを規定することで、統一性のある形態の報告書が作成できます。

 例えば、プログラムコードを報告書中に記述する場合、本文と同じフォントサイズと行間では非常に見づらくなります。
フォントサイズは 書式−フォント、行間は 書式−段落 で変更できますが、スタイル「プログラムコード」を規定することで、
手軽に、かつ、統一的に各種情報を変更できます。

 スタイルの対象は、文字、段落、表があります。ここでは「見出し」が目的なので、この編集方法を説明します。

  1. メニュー「書式(O) − スタイルと書式(S)」を選択
  2. 変更したいスタイルを右クリックし、「変更(M)」を選択
  3. 各種書式(フォント、段落)を変更。
    このとき、見出しのフォーマットを変更する場合は、「書式(O) − 箇条書きと段落番号(N) − アウトライン − 変更(T)」
    この中の「レベルと対応付ける見出し」の設定を忘れずに。

 これらの情報は、テンプレートに保存します。テンプレートについては、後述します。

1.2 見出しの設定方法

 前述の「スタイルと書式」ウインドウで、設定したいスタイルをクリックするとカーソル行のスタイルが変更されます。
ただし、見出しスタイルに関しては、ショートカットキーが用意されています。

 また、後述するアウトラインモードで編集する場合は、左上に見出しレベルの設定メニューが出現します。

1.3 見出しマップ

 見出しを設定すると、カーソルがどこにあっても、その見出しへ移動することができます。
Wordには、見出し以外に図表、ページ単位で移動する機能がありますが( Ctrl + G または F5 )、
見出しマップは、見出しを確認しながらクリックのみで移動でき、非常に便利です。

 使用方法は簡単です。メニューの「表示(V)−見出しマップ(M)」で、左側に見出しマップが表示されます。
マウスクリックを使用しない場合は、 F6 で見出しマップと文書とのウインドウを切り替え、カーソルで選択、Enterで移動します。

1.4 目次

 見出しを設定すると、目次は自動生成されます。目次を挿入したい場所に移動し、
メニューの「挿入(I)−参照(N)−索引と目次(D)」で「目次」タブを選択し、設定しOKをクリックします。

2. 相互参照(クロスリファレンス)

 本文中に図や表を挿入する際、それらの番号も見出しと同様に自動的に割り当てることが可能です。
さらに、本文中に引用する際も(例:図2.1に示した通り・・・)、図表番号を直接書くのではなく、図表のタイトルを
指定することで可能となります。これを相互参照と呼びます。この機能を使用すれば、後で図表を挿入することになっても、
本文を修正する必要はありません。以下に、図表の相互参照の使用方法を示します。

  1. 図表番号の定義(リンク元の定義)
    1. メニュー「挿入(I)−参照(N)−図表番号(C)」を選択
    2. 挿入したいラベルを選択し、OKを押す。番号付けにより、フォーマット変更可能。
  2. 図表番号の参照
    1. メニュー「挿入(I)−参照(N)−相互参照(C)」を選択
    2. 参照する項目、参照先を選択し、相互参照先の文字列を「番号とラベルのみ」にし、挿入を押す。

 なお、後から図表番号を挿入した際、正しい番号割り当てにならない場合があります。この場合、「フィールドの更新」操作が必要です。
もっとも確実な方法は、以下の通りです。(F9だと上手くいかない!?)

  1. Ctrl+A で、全文書選択
  2. 挿入済みのいづれかの図表番号を右クリックし、「フィールドの更新」を選択

3. ファイルの結合

 上記の見出し、相互参照を使用すれば、各章ごとに文章を作成し、後で一つにまとめることが可能となります。
最近のWordは安定してきたので、50頁程度の文章で固まることは少なくなったかもしれませんが、文章のサイズが大きくなって
動作が不安定なときに有効です。

3.1 アウトラインモード

 ファイルを結合する際は、アウトラインモードで編集します。アウトラインモードには「表示(V)−アウトライン(O)」
で切り替えます。左下のアイコンでも切り替え可能です。

 分割したファイルを作成済みなら、右上のアイコンから、「サブ文書の挿入」をクリックします。
すると、見出し番号などが自動的に修正されます。

 アウトラインモードやファイル結合は、Wordの機能の中で強力な機能の一つだと思いますが、私は使い勝手が悪いと 感じているので、使ってません(爆)。

4. 便利なこと

4.1 表を用いた図表のレイアウト

 HTMLで画像を配置する技術として、TABLEを使用する方法があります。これは、比較的容易に、かつ綺麗に配置でき、意外と重宝します。
Wordも同様に、表を使用して配置することで、縦に長くなりがちな図や表を効率的に配置できます。罫線の色を無色にすることで、
印刷結果には現れません。

4.2 ショートカット

 Wordでは、ショートカットキーをカスタマイズすることができます。自分が良く使う機能をカスタマイズするのもいいでしょう。
方法は、「ツール(T)−ユーザ設定(C)−キーボード(K)」で、キーバインドの割り当てが可能です。
このとき、キーバインドの保存先にテンプレートを選択できます。デフォルトではNormal.dotとなっているので、複数の人が使う環境では、
自分オリジナルのテンプレートを用意して、そこに保存するようにしましょう。

4.3 テンプレート

 テンプレートは、文章の雛形はもちろん、キーバインドの割り当て、スタイル、メニュー等等、ほぼすべてのWord設定を保存することができます。
(なぜか、図表番号のフォーマットは保存されない!!)違うパソコンで文章を編集する場合も、テンプレートを持ち歩けば、常に統一性のある文章を
作成できます。

 テンプレートは拡張子.dotです。編集の方法は、Word本体から.dotファイルを開くか.dotファイルを右クリックし、「開く」を選択します。
以下に私が使用している”TEX風テンプレート”を置いておくので、各自自分の使いやすいテンプレートを作成してください。

追記:風のうわさによると、Word2007のテンプレート拡張子は .dotx らしい。だが、2007で使えるかは知らない。持ってないし。

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